Служебная записка как правильно написать

Содержание

Служебная записка – Как правильно написать служебную записку в 2020 году

Служебная записка как правильно написать

Данный документ составляется тогда, когда устное общение не решает проблемы и заявку нужно выразить письменно. Целью написания такого бланка является объяснение и согласование аспектов насущных вопросов внутри компании, которые касаются взаимоотношений сотрудников одного подразделения с сотрудниками другого.

Служебная записка – это вспомогательный документ, который не регламентируется ОКУД. Вот почему информация в этих документах не отражается в приказах и распоряжениях.

Что это такое?

По сути служебный бланк является средством деловой переписки в середине компании, между работниками разных подразделений, у которых разные руководители.

Если же работник написал записку вышестоящему начальнику, то это уже докладная. Оформление записки не регламентируется ни стандартами, ни ГОСТами.

Она составляется произвольно и отражает суть решения того или иного вопроса для улучшения взаимоотношений внутри компании.

Оформление служебной записки

Предложим пример составления обыкновенной служебной записки. Как, выше говорилось, стандартного бланка такого документа не существует. Тем не менее к оформлению документа рекомендуются общепринятые правила, среди которых можно отметить следующее:

  1. В верху в правом углу листа отображается адресат записки. Рекомендуется написать должность человека, к которому написано обращение и Ф.И.О.
  2. Ниже пишется номер записки и название.
  3. Затем раскрывается суть проблемы, которую необходимо разрешить в компании в структуре своих обязанностей. Здесь может быть описана ситуация, с которой сотрудник сам не способен справиться и для этого нужна помощь других сотрудников или предоставлена заявка для подключения какого-либо устройства, расположенного в смежном отделе и т.д.
  4. В дальнейшем описании нужно сделать предложения для решения сложившегося положения, либо автор документа рекомендует выполнение действий должностным работником, которому подана заявка.
  5. Внизу записки пишется должность автора, отправившего записку и Ф.И.О.

Вот так составляется ориентировочный шаблон служебного бланка, которым можно воспользоваться при необходимости каждому работнику.

Как правильно написать служебную записку

Выше была рассмотрена структура оформления служебного бланка. А теперь рассмотрим, а как же написать данный документ правильно. О чем нужно писать, и чего отображать нельзя.

Мы уже говорили, что форма составления записки произвольная, однако какие-то устные правила по ее оформлению все-таки существуют.

  • Во-первых, записка должна быть написана грамотно, в деловом стиле и без ошибок. Так, при заполнении правого угла документа с обращением к вышестоящему органу (Ф.И.О. и должность пишется в дательном падеже).
  • Во-вторых, в названии записки в кратком стиле обозначается тема или заголовок в именительном падеже, и здесь же ставиться дата и ее номер.
  • Далее, в описании сути документа отображается ситуация и излагается конкретная просьба, либо предлагаются решения автора для устранения проблемы.
  • Должность автора и Ф.И.О. пишется в именительном падеже. Документ подписывается автором, а при необходимости и заинтересованными сотрудниками.
  • В описании необходимо не употреблять лишние фразы, сложные обороты речи. Суть проблемы нужно описывать кратко и по-деловому.
  • Учитывая, что в документе отображается порядковый номер, следовательно, такие обращения должны регистрироваться в заведенных журналах.
  • Для унификации образца служебных документов, каждая компания, как правило разрабатывает свой образец документа. При этом достаточно ориентироваться на стандарты РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».

В некоторых компаниях, для облегчения составления подобных обращений, создается приказ руководителя с инструкцией по оформлению служебных записок, с указанием общих правил по составлению различных записок (служебной, докладной, объяснительной), с приложением образцов бланков.

Особенно актуально это, если документооборот в компании компьютеризирован, где журнал регистраций, служебные бланки и готовые документы содержаться в отдельных каталогах, с доступом всех заинтересованных пользователей по локальной сети.

Образец и пример написания служебной записки

Как уже отмечалось, некоторые предприятия для облегчения составления служебных записок, оформляют образцы бланков приказом руководителя. Таким образом, сотрудникам не нужно искать, как написать такой документ. Достаточно обратиться к секретарю, у которого должны быть образцы таких документов, у него же, как правило, находиться и журнал регистрации.

Ниже приводится пример составления служебной записки на листе А4, с придуманным субъектом, к которому обращается автор документа и произвольной сутью созданной проблемы.

Директору ОАО «Рога и Копыта»

Алексееву Арсению Сидоровичу

г. Челябинск 14 июня 2020 года

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

С 12 июня 2020 года в мартеновском цехе завода вышла из строя плавильная печь. Для устранения неисправности необходимо закупить запасные детали согласно представленного списка, который прилагается к данному документу. Общая стоимость запасных частей и монтажных работ по ликвидации неисправности составляет 17905 (семнадцать тысяч девятьсот пять рублей 00 копеек).

Лимит фонда по обслуживанию и ремонту оборудования исчерпан, а необходимые запасные части отсутствуют. Для недопущения остановки цеха, прошу:

Выделить предлагаемую денежную сумму и направить ремонтную бригаду для устранения неисправности.

С уважением, начальник горячего цеха

Сидоров Валерий Викторович  (подпись).

А вот таким может быть другой образец служебного обращения, который представлен ниже

Образец служебного обращения

Особенности электронного документооборота

Сегодня, любая современная компания использует документы общего характера, так как исполняет функции, требуемые для оперативного функционирования компании, обеспечивая взаимодействие, как с сотрудниками, так и с государственными органами.

Таким образом, электронный документооборот, внедренный в современной компании, обеспечивает реализацию следующих функций:

Коммуникативные.

Для исполнения данных опций применяются процедуры контроля входящих и исходящих писем, автоматизируя взаимодействие с различными учреждениями, государственными органами, обращениями граждан, не являющихся сотрудниками компании и служебные записки.

Данные опции предназначаются для автоматического упорядочивания документооборота компании и обеспечивают делопроизводство, оперативно решая вопросы управления, формирования и распределения служебной документации – описи, титульного бланка и т.д.

Управленческие. К этому классу опций можно отнести 2 группы управления документацией:

Первая, – оформление и складирование нормативных документов

Вторая, – управление распорядительными документами и дисциплина исполнения.

При этом не надо забывать о том, что, отправляя документ по E-mail нужно установить опцию об уведомлении прочтения получателем отправленного бланка. Для этого необходимо установить «птичку» в соответствующем поле. Данная опция обеспечит доказательство отправки служебного документа должностному работнику.

Сегодня, в период тотальной компьютеризации во всем мире, многие учреждения переходят к обмену информацией с использованием электронной связи.

При использовании электронной почты, намного облегчается электронный документооборот, в том числе и отправка служебных записок.

Электронный документооборот внутри компании обладает рядом преимуществ и в первую очередь оперативностью реагирования на обращения работников.

Как же оформить служебный бланк в электронном виде? Да, практически, так же, как и на простом листе А4. Документ не обладает принципиальными различиями от классического стиля на листе бумаги. Шаблон электронного документа почти не отличается от представленного выше образца.

Единственным отличием электронного бланка является то, что не требуется указания получателя. В электронной записке в поле «Адрес» нужно указать имя получателя. Если в подразделении зарегистрирован только одна электронная почта, то в поле «Тема» нужно отобразить получателя (Ф.И.О. должностного сотрудника, которому отправляется документ).

При этом, как правило, с применением электронной почты уже прикреплена подпись, которая автоматически прикрепляется к тексту. Это обеспечивает экономию времени на составление служебного бланка.

На этом особенности электронного документооборота заканчиваются.

Источник: https://DocInfo.net/sluzhebnaya-zapiska/

Служебная записка. Примеры, образцы

Служебная записка как правильно написать

Внутренняя документация обычно вызывает больше всего вопросов и недоумения, поскольку официально не регламентируется законодательными актами. В различных сферах деятельности могут действовать отличающиеся правила для написания служебных, докладных, объяснительных записок.

Служебная записка является одной из самых распространенных форм внутренней деловой корреспонденции. Чем она отличается от других внутренних документов, какие элементы для нее обязательны или могут варьироваться, в каких случаях она может оказаться необходимой, мы постараемся разъяснить в этой статье.

Также будут приведены образцы написания служебных записок, составленных для различных целей.

Служебная записка: суть документа

Служебная записка представляет собой одну из форм письменной коммуникации внутри организации. Специфическим отличием этого вида корреспонденции является «горизонтальная» направленность – общение осуществляется между сотрудниками, не связанными отношениями подчинения, то есть равными по служебному статусу.

СПРАВКА! Если записка направлена вышестоящему по должности сотруднику, она будет именоваться не служебной, а докладной.

Этот документ относится к информационно-справочным, то есть заключает в себе освещение того или иного вопроса, который отправитель не может разрешить без получателя (другого сотрудника либо подразделения фирмы). В некоторых случаях задача может быть чисто информационной: получатель ставится в известность о тех или иных фактах.

Цель служебной записки

цель, которую преследует любая внутренняя корреспонденция – оперативное управление, то есть наиболее быстрое и эффективное решение любых возникших вопросов и/или проблем. Особенности служебной записки в том, что она призвана:

  • инициировать принятие какого-либо решения;
  • донести до сведения получателя определенную информацию;
  • отчитаться по определенным пунктам, возможно, поднимавшимся ранее;
  • ответить на заданный в предыдущей служебной записке вопрос (при этом нужно указать номер исходной записки).

Что обязательно есть в служебной записке, а чего быть не может

Поскольку служебная записка – вспомогательный документ, она не регламентируется обязательными правилами и нормами, изложенными в ОКУД или других нормативных актах. При ее написании удобно принимать во внимание правила РФ «Унифицированные системы документации» ГОСТ Р 6.30-2003 г.

К СВЕДЕНИЮ! Руководителям рекомендуется разработать собственную инструкцию по оформлению внутренней корреспонденции, создать унифицированный бланк или шаблон и закрепить эти указания соответствующим приказом.

Обязательные реквизиты служебной записки во многом сходны с теми, что необходимы в любом деловом документе.

  1. Сведения о подразделении, направившем служебную записку.
  2. Наименование подразделения, куда направляется документ.
  3. ФИО и должность непосредственного получателя.
  4. Название корреспонденции (в данном случае «служебная записка»).
  5. Заголовок или тема записки, в которой коротко раскрывается ее предмет.
  6. «Тело» документа – непосредственное изложение ситуации, информации, просьбы, варианты решения, предложения по решению вопроса и т.п.
  7. Дата и номер служебной записки.
  8. Должность отправителя записки, его ФИО, подпись.

Возможные дополнительные элементы могут предусматривать:

  • визы других лиц, заинтересованных в разрешении ситуации;
  • приложения (в тексте записки должна быть ссылка на их наличие).

В служебных записках исключены:

  • распоряжения;
  • приказы;
  • грифы «утверждаю», «разрешаю» и т.п.

Обоснованием такого ограничения является равнозначность статуса адресата и отправителя. Тем не менее, служебная записка, не являясь прямым распоряжением, может стать основанием для важных управленческих решений, что может выразиться и в издании приказа.

Оформление

К служебным запискам применимы требования к оформлению, действительные для всей документации в данной организации. Удобно, когда они закреплены в локальных нормативных актах. Обычно они соответствуют общепринятым нормам делопроизводства:

  • бумага формата А4;
  • печатный шрифт TimesNewRoman 12 с полуторным интервалом;
  • формат даты «дд.мм.гг»;
  • расположение «шапки» по центру страницы или по левому краю;
  • отсутствие сложных речевых оборотов, лишних словесных конструкций, эмоциональных моментов.

Служебная записка онлайн

Если организация имеет в достаточной степени компьютеризированный документооборот, то служебные записки могут пересылаться не в бумажном, а в электронном виде.

Иногда это даже проще и удобнее, ведь бумажный носитель может быть утерян или испорчен, а электронный текст надежно сохраняется в памяти компьютера.

При направлении текста служебной записки по Интернету стоит учитывать несколько дополнительных моментов.

  1. Бланки, шаблоны и образцы записок могут быть созданы, утверждены руководством и сохранены в отдельном файле или папке, доступной любому пользователю локальной сети.
  2. Адресат указывается не в тексте «шапки» служебной записки, а в строке «Адрес» либо «Тема», если электронный ресурс общий.
  3. Подпись может вставляться в текст записки автоматически, что экономит время составителя.
  4. Рекомендуется всегда запрашивать уведомление о прочтении электронного письма: это послужит дополнительным подтверждением получения служебной записки, а также ее своевременного отправления.

Служебная записка вместо командировочных документов

После того, как Постановлением Правительства РФ № 1595, вступившим в силу 08.01. 2015 г., отменены командировочные удостоверения, служебное задание и отчет о выполненных в процессе командировки задачах, служебная записка является важным документом, помогающим подтвердить использование командировочного времени и ресурсов.

Если руководство не прописало такого требования в локальном акте, то использование в этой цели служебной записки не является обязательным. Тем не менее, такой документ может быть единственным подтверждением факта поездки и использования сотрудником транспортного средства той или иной формы собственности.

Если сотрудник отправляется в поездку не на общественном, а на личном, арендованном или служебном транспорте, служебную записку у него, вероятнее всего, обязательно потребуют по возвращении из командировки.

Она станет основой для вычисления суточных, которые предстоит выплатить вернувшемуся сотруднику, а также подтвердит понесенные им расходы на питание, проживание и обслуживание транспортного средства.

«командировочной» служебной записки

В свободной форме сотрудник предоставляет следующую информацию о своей командировке:

  • дата отъезда и возвращения;
  • цель поездки или ссылка на приказ о командировке;
  • сведения о транспортном средстве (название, модель, марка, регистрационный номер);
  • описание приложений – путевого листа, кассовых чеков, документов на проживание, заправку авто и т.п.

Документ подается сначала в бухгалтерию организации, а затем – на визирование руководству.

Зачем писать, если можно сказать?

Некоторые сотрудники считают составление служебных записок обычной формальностью, а время, потраченное на их составление, использованным впустую.

Но во многих ситуациях служебная записка может оказаться не просто наиболее эффективным средством решения возникшей проблемы, но и абсолютно незаменимым звеном в цепочке необходимых доказательств.

Это происходит тогда, когда доведенную до сведения определенного лица информацию нужно задокументировать. Такая надобность может возникнуть при следующих ситуациях.

  1. Фирма имеет много структурных подразделений, и устное решение вопроса может быть сопряжено с большей затратой времени, чем направление служебной корреспонденции.
  2. Записка является прямым подтверждением своевременности передачи важной информации.
  3. Документальная форма передачи информации снимает часть ответственности с отправителя.
  4. Подтверждение времени командировки и использования для поездки личного транспорта сотрудника.
  5. Служебная переписка подтверждает определенные действия компании, например, обосновывает расходы перед налоговой (в спорных случаях).

НАПРИМЕР. Налоговая насчитала компании штраф за неуплату налога на материальный актив (рекламные материалы). На основании служебных записок отдела рекламы было установлено, что данные материалы (в записках они перечислены) использовались меньше одного года, а значит, не могут быть отнесены к материальным активам.

Командировочная служебная записка

Скачать образец командировочной служебной записки .doc

Генеральному директору ООО «Климатконтрольтех»Нерубасскому Сергею Николаевичуот Тюльпанова Александра Львовича,занимающего должность менеджера

по обслуживанию оборудования отдела сервиса

https://www.youtube.com/watch?v=845BFIdQm9w

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о командировке в г. Тулу.

Источник: https://dogovor-obrazets.ru/%D1%81%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D0%B8/%D0%A1%D0%BB%D1%83%D0%B6%D0%B5%D0%B1%D0%BD%D0%B0%D1%8F_%D0%B7%D0%B0%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%BA%D0%B0_%D1%81_%D0%BF%D1%80%D0%B8%D0%BC%D0%B5%D1%80%D0%B0%D0%BC%D0%B8

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Служебная записка как правильно написать

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

Для чего составляют

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют.

Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.

Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как оформить (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства.

Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов”.

То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила оформления

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Записка о выплате премии

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

ДиректоруООО «Домострой»Семину И.Г.от начальника отдела продаж ООО «Домострой»Настиной И.А.Служебная записка

05.04.2019 № 4г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Докладная о самоизоляции

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Письмо о переводе на удаленную работу

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Составляют ли в электронном виде

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет.

Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются.

Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы.

Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения.

В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде.

Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Источник: https://news.myseldon.com/ru/news/index/228730165

Как написать служебную записку образец

Служебная записка как правильно написать

Служебная записка на выдачу денежных средств может потребоваться в самых разных случаях. Средства, получаемые на основании записки, могут потребоваться на оплату представительных услуг, нужд работника в рамках командировки, оказания материальной помощи, повышение оклада, выплату аванса, увеличение объема работ, приобретение инвентаря.

Генеральному директору ООО «Продвижение Иванову И. И. От главного бухгалтера

Петрова П. П.

Служебная записка

На основании пункта 21 внутреннего документа компании, прошу предоставить средства на выплату единовременной материальной помощи программисту Семеновой О. И. в размере 30 000 рублей на основании того, что 07. 02. 2016 года женщина родила ребенка. Материальная помощь выплачивается на основании следующих документов, предоставленных Семеновой О. И:

  • Заявление от сотрудницы.
  • Свидетельство о рождении ребенка.

Образец служебной записки: «Довожу до вашего сведения….»

Мне по должности приходится ежедневно составлять различные документы. Важно свободно ориентироваться в существующих разновидностях строгих и произвольных форм, а также, иметь представление о том, как написать тот или иной документ, какие данные указать и какие сведения в нем изложить.

Образец служебной записки можно легко найти в интернете и при составлении воспользоваться таким примером.

Поскольку причин для написания документу может быть немало, важно правильно написать документ и изложить суть вопроса в простой, лаконичной и понятной форме.

О некоторых особенностях составления формы служебной записки «Довожу до вашего сведения…» сегодня будет рассказано в моей заметке.

Нюансы и особенности оформления деловой корреспонденции

Пример написания любого документа сегодня можно найти в Сети, при составлении официального обращения, необходимо основываться на главных правилах и рекомендациях по составлению деловой корреспонденции.

Основным требованием является то, что в документе недолжно быть личного мнения гражданина, а также, различных приукрашиваний, текста с эмоциональной окрашенностью, угроз.

Крайне важна грамотность составления обращения, не допускается использование просторечий и разговорных выражений. Рапорты и служебные записки составляются по специальным шаблонам и имеют, обычно, следующую структуру:

  • данные о составителе и получателе документа;
  • краткое изложение сути вопроса;
  • подпись исполнителя и дата обращения.

С учетом того, при каких обстоятельствах будет подан документ, в форму добавляются некоторые дополнительные элементы. О том, как пишется служебная записка, подробнее будет рассказано дальше.

В каких ситуациях составляется служебная записка

Адресуется данный документ руководителю предприятия или конкретного отдела. Обычно, документ используется для улучшения производственного процесса или при необходимости урегулировать сложную ситуацию в коллективе.

Иными словами, обращаясь к служебной записке, работник пользуется своего способом вертикальной коммуникации, когда нужная информация от работника поступают напрямую руководителю.

Основная цель написания такого документа заключается в том, чтобы привлечь внимание начальства к проблеме и побудить его предпринять необходимые действия для ее разрешения. При определенных обстоятельствах, записка составляется и подается по инстанции, исключительно в информативных целях.

Документ является строго внутренним и за пределы компании не выходит. Несколько слов стоит сказать о цели написания документа. На самом деле, основания для составления «служебки» могут быть различными:

  1. Чтобы снять с себя ответственность о совершенном нарушении со стороны подчиненных. При поступлении такого документа, начальник не сможет предъявить претензии к гражданину в будущем.
  2. Для получения защиты. Если работник испытывает на себе несправедливость и придирчивое отношение со стороны вышестоящего персонала, то можно использовать данную форму обращения для урегулирования вопроса мирным путем. Если этого сделать не удастся, то следующая инстанция – это суд, где служебная записка может стать дополнительным доказательством.
  3. С целью исправления ситуация, связанных с нарушением производственного процесса и подлежащих урегулированию.
  4. Для повышения эффективности труда.

С учетом оснований и целей составления такой документации, различаются и виды служебных записок.

Какие виды служебных записок бывают

Несмотря на то, что классификация таких форм весьма проста, иногда возникает недопонимание, какой вид документа использовать для конкретной ситуации. В частности, выделим наиболее известные разновидности записок:

  1. По содержанию документы бывают: информативные, отчетные и инициативные.
  2. С учетом адресата: внутренние и внешние.
  3. Различаются документы исходя из изложенных в них фактах.

Учитывают приведенную классификацию, стоит выбирать подходящий формат документа и составлять записку по имеющемуся примеру.

Кто может стать автором «служебки»

Формально, составить такой документ может любой сотрудник, однако здесь требуется четко соблюдать субординацию. Иными словами, перешагивать через голову непосредственного начальника не стоит, а нужно подавать записку именно ему.

В свою очередь, руководитель отдела или подразделения должен направить документ уже гендиректору, если решить вопросы по обращению он самостоятельно не может. Исключением в этом случае является начальник подразделения, который вправе сразу обратиться к вышестоящему руководству.

Подав обращение, гражданину не следует ждать письменного ответа, поскольку главной реакций не поступивший документ является наложение резолюции от начальника.

Заключение

Написание служебной записки встречается на крупных предприятиях, где работает немало людей и сложно уследить за ситуацией на местах. Такой подход позволяет руководству предприятия быть в курсе событий и своевременно предпринять необходимые меры по разрешению сложных, а порой и конфликтных ситуаций.

[1]

При составлении обращения важно учитывать различные нюансы и требования, которые предъявляют действующие стандарты. Лишь в этом случае документ будет иметь значимость.

Зачем списывать ТМЦ?

Это необходимо для того, чтобы реальное количество ТМЦ соответствовало данным бух. учета. Причины могут быть разные — истечение срока годности, поломка, порча имущества и т.д.

Читайте так же:  Корпоративная культура организации

Списываются ТМЦ согласно инструкции, разработанной предприятием. Все материально ответственные лица, работающие с ТМЦ, должны письменно подтвердить то, что они ознакомлены с ней.

Обычно заполнением первичной документации по списанию занимаются работники, ответственные за проверку содержащихся в отчетах сведений. Например, сотрудники бухгалтерии.

Как правильно оформить СЗ?

Служебная записка как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД). Но она часто используется в деловой практике.

Оформлять ее желательно в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» .

Документ, о котором мы ведем речь в этой статье, составляется работником, ответственным за ТМЦ, на имя начальника подразделения.

В нем должна содержаться просьба о списании.Также указывается основание для этого и прилагается полный перечень материальных ценностей. СЗ состоит из следующих граф:

  • наименование ТМЦ,
  • количество,
  • балансовая стоимость,
  • инвентарный номер.

После составления документ подается на подпись руководителю. После его рассмотрения, в случае принятия решения о необходимости проверки, директор издает и подписывает приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22.

В нем утверждается состав комиссии, сроки проведения инвентаризации и указывается имущество, которое подлежит следует проверить. На основании приказа начинается процедура инвентаризации.

После ее проведения составляется акт, на основании которого испорченное имущество списывается.

Образцы служебной записки

Рассмотрим на нескольких примерах оформление СЗ. Благодаря образцам, вы сможете самостоятельно составить необходимый вам документ.

1. В торговых организациях часто приходится избавляться от испорченного товара. В этом случае работниками магазина составляется служебная записка на списание товара, которая подается на подпись директору магазина.

2. На производстве может возникнуть необходимость в списании материалов, непригодных для изготовления продукции. Если по каким-либо причинам материал невозможно использовать, оформляется служебная записка на списание материалов, образец:

3. Каждый работодатель обязан обеспечивать своих сотрудников спецодеждой, согласно разработанным нормам выдачи. При износе рабочая одежда списывается, взамен работнику выдается новая. С этой целью заполняется служебная записка на списание спецодежды:

4. При выполнении работ сотрудники используют основные средства компании, которые тоже могут устаревать и нуждаться в замене. Вследствие этого такое имущество следует списывать, а работников обеспечивать современным оборудованием. Ниже вы можете ознакомиться с тем, как выглядит служебная записка на списание основных средств, образец:

Служебная записка образец

Служебная записка — это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри организации.

Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.

Написание служебных записок, в отличие от докладных записок, осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками равнозначного должностного статуса, которые не находятся в прямом подчинении.

На премирование сотрудника

Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника, ее составляет руководитель отдела на имя вышестоящего руководства, в ней излагаются причины и основания для премирования, данные работника и составителя. Для того, чтобы руководитель ее рассмотрел, обязательно нужно зарегистрировать записку. После принятия решения о премировании издается приказ.

Приказ на печать для документов образец по ссылке.

О повышении заработной платы

ПРИКАЗ № 2510982 от 25.11.2010 г.

о повышении оклада Иванова В.А.

В связи с хорошими показателями продаж менеджера Иванова В.А. по итогам первого-третьего квартала 2010 года

1. Установить менеджеру отдела продаж Иванову Виктору Александровичу должностной оклад в размере 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей с 01 декабря 2010 года.

2. Главному бухгалтеру Васильевой А.В. Обеспечить своевременную выплату указанного в пункте 1 настоящего приказа оклада и других сумм, рассчитываемых исходя из него.

3. Начальнику кадровой службы Федорову Г.И.:

3.1. В штатное расписание внести изменения, установив оклад по должности менеджер отдела продаж 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей.

3.2. Заключить с Ивановым В.А. дополнительное соглашение к трудовому договору от [дата трудового договора] [ №трудового договора] об установлении оклада в размере 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей с 01 декабря 2010 года.

2.4. Ознакомить с настоящим приказом Иванова В.А. под роспись.

https://www.youtube.com/watch?v=rfwYeLgaveQ

Генеральный директор ООО «Компания»

С приказом ознакомлен ____________________ Васильева А.В.

С приказом ознакомлен ____________________ Федоров Г.И

С приказом ознакомлен ____________________ Иванов В.А.

Основание для повышения оклада может также служить:

— служебная записка руководителя отдела, к которому относится сотрудник

— повышение цены в стране и, как следствие, необходимость переиндексировать оклады по фирме — увеличить оклады сотрудников

— поручение новых должностных обязанностей сотруднику.

О невыполнении обязанностей

Транспортный отделГенеральному директору ООО «Свердловск»

С. С. Морозову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
04.10.2013 № 6

О невыполнении должностных обязанностей

Источник: https://xn--d1agd3b.xn--p1ai/kak-napisat-sluzhebnuyu-zapisku-obrazets/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.