Служебная записка информационная

Содержание

Формы служебных записок

Служебная записка информационная
Ниже приведены четыре формы заполнения служебной записки «о выделении информационного ресурса на главном официальном информационном сервере МГТУ им.Н.Э.Баумана». (Красным текстом выделены комментарии к заполняемым пунктам служебной записки, при распечатывании коментанрии неоходимо удалить. Служебные записки оформлять в строго указном формате.

Редактированию подлежит только текст выделенный зеленым цветом. Изменение структуры записки, текста, иформационных полей, указание не точной или не правильной информации может привести к увеличению срока ее обработки.)

(форма №1 для подразделений университета)Начальнику Управления информационной и молодежной политики МГТУ им. Н.Э. Баумана Добринец М.В. От Заведующего кафедрой ИУ-15 Морозова Петра Ивановича
Служебная записка
      Прошу Вас зарегистрировать и разместить на главном интернетсервере МГТУ им. Н.Э. Баумана официальный информационный ресурс руководимой мною кафедры ИУ-15. Прошу обеспечить доступ к данному информационному ресурсу из мировой сети «Интернет» и сделать необходимые информационные ссылки с официального сайта МГТУ им. Н.Э. Баумана (www.bmstu.ru).       Следить за качеством подаваемой официальной информации о руководимом мною подразделении, выполнять обязанности ответственного за информационный ресурс, а также проводить анализ соответствия подаваемой информации закону «о государственной тайне РФ» и законодательству РФ «об охране интеллектуальной собственности» назначен доцент кафедры ИУ-15 Летов Василий Петрович.
Сообщаем Вам учетные данные ответственного за информационный ресурс:

Ф.И.О.:Летов Василий Петрович
Должность:доцент кафедры ИУ-15
Служебный телефон:263-02-01
Адрес электронной почты:letov@bmstu.ru
Сообщаем Вам учетные данные информационного ресурса: Тип структуры: кафедра. (существуют следующие типы: факультет, кафедра, лаборатория, научная конференция, подразделение, клуб, организация, преподаватель, работник, студент) Сокращенное имя структуры: ИУ-15. Расширенное название информационного ресурса: Официальный сайт кафедры ИУ-15 «Вычислительные системы…».
Сообщаем Вам технические требования к регистрируемому информационному ресурсу: Объем выделяемой памяти на сервере: 5 мБ Имя логина и пароль (оно же часть сетевого пути):ИМЯ: iu15 ПАРОЛЬ: 1genr82 (при составлении имени и пароля использовать только прописные английские символы и арабские цифры, без пробелов, тире, можно использовать символ «_ », символов должно быть не больше 10-ти в каждом имени) Основной сетевой путь: http://hoster.bmstu.ru/~iu15 (данный путь работает сразу после заведения информационного ресурса в базе) Дополнительный сетевой путь: http://iu15.bmstu.ru (указывать в случае существенной необходимости, данный путь работает только после регистрации в системе ДНС сети МГТУ для этого необходимо оформлять дополнительную служебную записку, см. ниже: форма №5) Размесить ссылку на информационный ресурс в разделе официального сайта МГТУ (www.bmstu.ru): «Кафедры» (Имя раздела должно строго соответствовать существующему разделу на сайте. В случае отсутствия необходимого раздела и необходимости создания нового необходимо указать имя запрашиваемого нового раздела и имя существующего раздела, в который данный раздел будет входить подразделом).
Заведующий кафедры ИУ-15, д.т.н. Морозов П.И.10 января 2013г. _______________

(форма №2 для сотрудников университета)Начальнику Управления информационной и молодежной политики МГТУ им. Н.Э. Баумана Добринец М.В. от преподавателя кафедры ИУ-15Курочкина Александра Николаевич
Служебная записка
      Прошу Вас зарегистрировать и разместить на главном интернетсервере МГТУ им. Н.Э. Баумана мой персональный информационный ресурс. Прошу обеспечить доступ к данному информационному ресурсу из мировой сети «Интернет» и сделать необходимые информационные ссылки с официального сайта МГТУ им. Н.Э. Баумана (www.bmstu.ru).       Со своей стороны обязуюсь следить за качеством информации подаваемой на моем персональном информационном ресурсе и её строгом соответствии моей профессиональной, общественной деятельности в МГТУ им. Н.Э. Баумана, выполнять обязанности ответственного за информационный ресурс, проводить анализ соответствия подаваемой информации закону «о государственной тайне РФ» и законодательству РФ «об охране интеллектуальной собственности».
Сообщаем Вам учетные данные ответственного за информационный ресурс:

Ф.И.О.:Курочкин Александр Николаевич
Должность:преподаватель кафедры ИУ-15
Служебный телефон:263-02-05
Адрес электронной почты:kurochkin@mx.bmstu.ru
Сообщаем Вам учетные данные информационного ресурса: Тип структуры: преподаватель. (существуют следующие типы: факультет, кафедра, лаборатория, научная конференция, подразделение, клуб, организация, преподаватель, работник, студент) Сокращенное имя структуры: ИУ-15. Расширенное название информационного ресурса: «О линейных методах программирования» или «Сайт Курочкина Александра Николаевича».
Сообщаем Вам технические требования к регистрируемому информационному ресурсу: Объем выделяемой памяти на сервере: 5 мБ Имя логина и пароль (оно же часть сетевого пути):ИМЯ: kurochkin ПАРОЛЬ: reb1001 (при составлении имени и пароля использовать только прописные английские символы и арабские цифры, без пробелов, тире, можно использовать символ «_ », символов должно быть не больше 10-ти в каждом имени) Основной сетевой путь: http://hoster.bmstu.ru/~kurochkin (данный путь работает сразу после заведения информационного ресурса в базе) Дополнительный сетевой путь: http://kurochkin.bmstu.ru (указывать в случае существенной необходимости, данный путь работает только после регистрации в системе ДНС сети МГТУ для этого необходимо оформлять дополнительную служебную записку, см. ниже: форма №5) Размесить ссылку на информационный ресурс в разделе официального сайта МГТУ (www.bmstu.ru): «Преподаватели» или «Ресурсы».(Имя раздела должно строго соответствовать существующему разделу на сайте. В случае отсутствия необходимого раздела и необходимости создания нового необходимо указать имя запрашиваемого нового раздела и имя существующего раздела, в который данный раздел будет входить подразделом).
Преподаватель кафедры ИУ-15, к.т.н. Курочкин А.Н.11 января 2013г. _______________

(форма №3 для студентов и аспирантов университета)Начальнику Управления информационной и молодежной политики МГТУ им. Н.Э. Баумана Добринец М.В. от студента кафедры ИУ-15Умнова Юрия Игоревича
Служебная записка
      Прошу Вас зарегистрировать и разместить на главном интернетсервере МГТУ им. Н.Э. Баумана мой персональный информационный ресурс. Прошу обеспечить доступ к данному информационному ресурсу из мировой сети «Интернет» и сделать необходимые информационные ссылки с официального сайта МГТУ им. Н.Э. Баумана (www.bmstu.ru).       Со своей стороны обязуюсь следить за качеством информации подаваемой на моем персональном информационном ресурсе и её строгом соответствии моей учебной, научной, общественной деятельности в МГТУ им. Н.Э. Баумана, выполнять обязанности ответственного за информационный ресурс, проводить анализ соответствия подаваемой информации закону «о государственной тайне РФ» и законодательству РФ «об охране интеллектуальной собственности».
Сообщаем Вам учетные данные ответственного за информационный ресурс:

Ф.И.О.:Умнов Юрий Николаевич
Должность:студент кафедры ИУ-15
Служебный телефон:167-12-33
Адрес электронной почты:umnov@mx.bmstu.ru
Сообщаем Вам учетные данные информационного ресурса: Тип структуры: студент. (существуют следующие типы: факультет, кафедра, лаборатория, научная конференция, подразделение, клуб, организация, преподаватель, работник, студент) Сокращенное имя структуры: ИУ-15. Расширенное название информационного ресурса: «Личная страничка студента МГТУ им. Н.Э. Баумана Умнова Юрия Николаевича»или «Моя первая научная работа».
Сообщаем Вам технические требования к регистрируемому информационному ресурсу: Объем выделяемой памяти на сервере: 5 мБ Имя логина и пароль (оно же часть сетевого пути):ИМЯ: umnov ПАРОЛЬ: 1um1 (при составлении имени и пароля использовать только прописные английские символы и арабские цифры, без пробелов, тире, можно использовать символ «_ », символов должно быть не больше 10-ти в каждом имени) Основной сетевой путь: http://hoster.bmstu.ru/~umnov (данный путь работает сразу после заведения информационного ресурса в базе) Размесить ссылку на информационный ресурс в разделе официального сайта МГТУ (www.bmstu.ru): «Студенты» или «Ресурсы».(Имя раздела должно строго соответствовать существующему разделу на сайте. В случае отсутствия необходимого раздела и необходимости создания нового необходимо указать имя запрашиваемого нового раздела и имя существующего раздела, в который данный раздел будет входить подразделом).
Студент кафедры ИУ-15, группа ИУ15-2, Умнов Ю.И.12 января 2013г. _______________

(форма №4 для проводимых в университете конференций, семинаров, выставок, общественных собраний и т.д.)Начальнику Управления информационной и молодежной политики МГТУ им. Н.Э. Баумана Добринец М.В. от руководителя оргкомитета конференции «Наука 2013» заведующего кафедрой ИУ-15Морозова Петра Ивановича
Служебная записка
      Прошу Вас зарегистрировать и разместить на главном интернетсервере МГТУ им. Н.Э. Баумана временный информационный ресурс посвященный проводимой в МГТУ им. Н.Э. Баумана научной конференции «Наука 2013». Прошу обеспечить доступ к данному информационному ресурсу из мировой сети «Интернет» и сделать необходимые информационные ссылки с официального сайта МГТУ им. Н.Э. Баумана (www.bmstu.ru).       Следить за качеством подаваемой официальной информации, выполнять обязанности ответственного за временный информационный ресурс, а также проводить анализ соответствия подаваемой информации закону «о государственной тайне РФ» и законодательству РФ «об охране интеллектуальной собственности» назначен доцент кафедры ИУ-15 Летов Василий Петрович.       Обязуемся закрыть выделенный временный информационный ресурс по окончанию проведения конференции
Сообщаем Вам учетные данные ответственного за информационный ресурс:

Ф.И.О.:Летов Василий Петрович
Должность:доцент кафедры ИУ-15
Служебный телефон:263-02-01
Адрес электронной почты:letov@bmstu.ru
Сообщаем Вам учетные данные информационного ресурса: Тип структуры: научная конференция. (существуют следующие типы: факультет, кафедра, лаборатория, научная конференция, подразделение, клуб, организация, преподаватель, работник, студент) Сокращенное имя структуры: ИУ-15. Расширенное название информационного ресурса: Конференция «ЭВМ 2013».
Сообщаем Вам технические требования к регистрируемому информационному ресурсу: Объем выделяемой памяти на сервере: 5 мБ Имя логина и пароль (оно же часть сетевого пути):ИМЯ: evm2013 ПАРОЛЬ: evm548 (при составлении имени и пароля использовать только прописные английские символы и арабские цифры, без пробелов, тире, можно использовать символ «_ », символов должно быть не больше 10-ти в каждом имени) Основной сетевой путь:
Руководитель оргкомитета конференции «Наука 2013»Заведующий кафедры ИУ-15, д.т.н. Морозов П.И.14 января 2013г. _______________

Дополнительный сетевой путь:

Факультеты, кафедры, лаборатории, научные конференции, подразделения, клубы, организации вуза могут зарегистрировать сетевой путь формата http://имя.bmstu.ru/ для собственных информационных ресурсов размещенных на главном Интернет-сервере МГТУ www.bmstu.ru (данный путь называется доменом третьего уровня).

(форма №5, на заведение дополнительного сетевого пути)Проректору по информатизации и модернизации МГТУ им. Н.Э. БауманаБ.Н.Коробцу
Служебная записка
      Прошу рассмотреть возможность регистрации доменного имени laptop.bmstu.ru и www.laptop.bmstu.ru для виртуального сервера нашего подразделения, размещенного на www сервере Университета.       Административный контроль за сетью лаборатории ЛАПТОП осуществляет Васильев В.П. (тел. 261-99-99)       Технический контроль осуществляет Петров А.Б. (тел. 261-99-99, e-mail: petrov@nothere.org)
Зав. лаб. ЛАПТОПВасильев В.П

Источник: https://bmstu.ru/mstu/activity/support/registration/reg-blanks/

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СЛУЖЕБНЫЕ И ДОКЛАДНЫЕ ЗАПИСКИ

Служебная записка информационная

Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. 

Докладная записка

Докладная записка составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ.

Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ.

Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

  • внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и
  • внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренняя докладная записка

Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:

  • наименование структурного подразделения;
  • вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  • дата;
  • регистрационный номер;
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • адресат;
  • подпись составителя (с указанием должности).

Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:

Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:

Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации.

При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя.

Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».

В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения.Текст докладной записки может состоять и из трех частей.

В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки.

Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи.

Внешняя докладная записка

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.

Служебная записка

В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа как «Служебная записка». Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике.

В связи с чем предлагаем оформлять «Служебную записку» в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30–2003 «УСД. УСОРД.

Требования к оформлению документов» в целях единства оформления управленческой документации.

Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне,то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.Служебные записки— это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение.Служебные записки оформляютсятак же, как и докладные.

Справка

Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка — это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя.

В зависимости от целей составления справки могут быть:

  • аналитические,
  • отчетные или
  • информационные.
  1. Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц).Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения.

  2. Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.

  3. Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО «Луна». Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

Справки, в зависимости от адресата, могут быть:

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

Источник: https://moodle.kstu.ru/mod/book/tool/print/index.php?id=16883

В чем разница? служебные, докладные и объяснительные записки

Служебная записка информационная

Деловая переписка в любом варианте — электронном или бумажном — является неотъемлемой частью рабочего процесса.

На практике многие сталкиваются с трудностями при написании деловых записок, в частности, когда какая записка пишется и как ее правильно составить.

Часто любые служебные записки воспринимаются работниками в негативном ключе. До сих пор считается, что написание записки повлечет за собой какие-либо дисциплинарные взыскания.

На самом деле это не так. Каждый вид деловой записки имеет разную цель составления и адресата.

Давайте посмотрим, какие виды деловых записок есть, чем они отличаются и как правильно их составлять.

Чем отличаются служебная, докладная и объяснительная записка

Докладная записка

Докладная записка — информационное сообщение о текущей рабочей ситуации, завершенной задаче или факте, которое включает мнение автора, его рекомендации или предложения и вывод.

Кому пишется: вышестоящему лицу. Например, работник пишет докладную руководителю направления, начальник подразделения — руководителю компании, директор филиала составляет записку начальнику головного офиса.

Когда пишется: при необходимости донести какие-либо сведения до начальства, чтобы руководство предприняло шаги для решения проблемы, изложенной в сообщении.

Официально выделяют три типа докладных записок по цели сообщения:

  • Инициативные — сообщается предложение по решению проблемы, подтвержденное фактами. Суть в том, чтобы убедить получателя принять решение, предложение, изложенное в письме. Например, вы просите руководство повысить сотрудника или ввести новые методы работы и пр.
  • Информативные — составляются для донесения до руководства деталей работы над проектом или об итогах работы.
  • Отчетные — отчет вышестоящему коллеги о проделанной работе.

Докладная записка внесена в ОКУД (Общероссийский классификатор управленческих документов) и является официальным управленческим документом. Потому такие записки имеют определенные правила составления. Часто в компаниях пользуются шаблонами при оформлении записки, что упрощает работу и коммуникацию внутри компании.

Что писать в содержании:Cтруктуру смысловой части можно разделить на 3:1 часть — описывают причины и мотивы, побудившие написать докладную.2 часть — разбирается ситуация и предлагаются пути решения.

3 часть — высказывается четкое мнение о теме письма и просьба принять соответствующее решение.

Важно четко обозначить просьбу в тексте, то есть то, чего вы хотите добиться с помощью этой записки.

Пример докладной записки

Служебная записка

Этот вид делового письма часто относят к разновидности докладной. Официального определения нет. Служебная записка не включена в список информационно-справочной документации ОКУДа. На практике все иначе. Служебная записка наряду с объяснительной наиболее популярный вид в деловом письме.

Служебная записка — это сообщение для взаимодействия внутри компании между сотрудниками, которые не подчиняются друг другу, то есть находятся на одном уровне в управленческой системе компании. Цель служебной записки — ускорить коммуникацию между подразделениями одной организации.

Кому пишется: коллеге или руководителю из соседнего отдела, подразделения. Начальник отдела продаж пишет «служебку» руководителю отдела маркетинга, работник составляет служебное письмо другому сотруднику предприятия.

Когда пишется: когда нужно получить информацию, инструкцию, сообщить новые сведения другому отделу.

Что писать в содержании: здесь нет строгих требований к смысловому содержанию. Текст должен быть лаконичным и понятным. Потому многие компании самостоятельно прорабатывают и закрепляют требования к составлению служебной записки в официальной документации организации.

В тексте сообщения пишется о причинах, мотивах его составления и раскрываются просьбы или предложения. По структуре схоже с докладной запиской. Различие — в адресате.

Например, нужно сообщить о ремонте серверов в IT-отделе. Ответственный за поиск ремонтников пишет на начальнику IT-отдела служебную записку с просьбой допустить до ремонта серверов таких-то людей.

Или, бухгалтер составляет служебное письмо для оповещения отделов компании о смене реквизитов банка.

Служебная записка всегда направлена на решение какой-либо ситуации или информирование сотрудников.

Образец служебной записки

Объяснительная записка

Объяснительная записка — короткое письмо, объясняющее причины случившейся ситуации или факта. Статья 193 ТК РФ определяет объяснительную записку как обязательный документ, которым сопровождаются дисциплинарные взыскания. Руководство компании вправе потребовать написать «провинившегося» сотрудника такую записку и назначить какое-либо «наказание».

Кому пишется: руководителю.

Что писать: структура письма состоит из 2-х смысловых блоков. В первом описывают причины написания объяснительной, во втором — объясняют их.

Объяснительные записки — это ответ на реакцию, претензию со стороны руководства. Например, за опоздание, невыполнение задания или как объяснение сложившейся внештатной ситуации (ДТП с участием служебного автомобиля, кража имущества или офисной техники и пр.).

Образец объяснительной записки

Как оформлять записки

Деловые записки еще разделяют на внутренние и внешние. Докладная записка может быть составлена для взаимодействия с внешними структурами. Служебной и объяснительной пользуются только для внутренней связи между отделами и сотрудниками. Внешние записки оформляются на официальном бланке компании, для внутренних можно использовать бумагу формата А4.

Структура письменного сообщения выглядит практически одинаково. Вот какие элементы должны быть указаны в записке:

  • Адресат (Название компании, ФИО, должность начальника)
  • Название документа («докладная записка», «объяснительная записка», «служебная»)
  • Смысловой блок ( причина составления, предложения, вывод)
  • Дата написания
  • ФИО, должность составителя, его подпись.

В чем разница?

Для наглядности отличий между видами записок, мы составили таблицу.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b4dc93871bf7800a9b4bc51/v-chem-raznica-slujebnye-dokladnye-i-obiasnitelnye-zapiski-5c78ebcba71ea800b38e6103

Докладная. Образец написания записки

Служебная записка информационная

Внутри одного предприятия информация между структурными подразделениями передаётся при помощи информационных и справочных документов. Среди них стоит выделить докладную записку.

Через неё обращаются к вышестоящему руководству с различными сообщениями или с просьбами принять решение по важным вопросам.

Докладная записка хоть и внутренний документ, но имеет свои правила составления в зависимости от рабочих ситуаций и целей.

На выбор три образца бланков здесь

Отображение в законе

В законодательных актах вы не найдёте термин «докладная записка». Виды служебной информации не содержит в себе даже Трудовой кодекс. Однако докладная записка имеет номер в классификаторе ОКУД – 0286041. Этот вид обмена информацией между работниками одной организации стоит на одном уровне со служебными и объяснительными записками.

Особенности докладных записок

Докладная направляется только в адрес вышестоящего руководства. Это и отличает её от других видов записок внутри одной фирмы. То есть в адрес тех, кто наделён полномочиями принимать важные решения для правильного функционирования деятельности компании. В документе должны присутствовать сведения, которые в зависимости от цели и предложений повлекут за собой определённые действия.

Разница между докладной запиской и служебной

Докладная записка направляется в адрес генерального директора, то есть по своеобразной вертикали. А служебная записка – это обмен информацией между работниками равного статуса. ОКУД не включает в себя сведений о служебных записках, поэтому она составляется работниками по личной инициативе.

Разница между докладной запиской и объяснительной

Объяснительная тоже направляется в адрес вышестоящего руководства, но главным отличием здесь является цель.

То есть дать разъяснения сложившейся ситуации, чтобы сделать вывод о наличии (отсутствии) противоправных действий со стороны работника.

Как и в случае с докладной, генеральный директор будет принимать решение, но это относится лишь к рассмотрению дисциплинарных нарушений. Объяснительная записка отражена в ОКУД и пишется по просьбе начальства.

ВАЖНО! Инициатива к написанию докладной записки может исходить как от работника, так и по требованию уполномоченных лиц в зависимости от ситуации. Этот документ имеет юридическую силу.

Функции докладной записки

цель – передать директору главную информацию, за которой последуют определённые действия. Функции документа могут быть разными:

  1. Урегулировать спорные или конфликтные ситуации между сотрудниками одного статуса или между начальством и подчинёнными.
  2. Решить проблемы как на производстве, так и в административном управлении.
  3. Рационализаторские предложения, способные существенно улучшить работу производства.
  4. Чтобы разрешить долговременные конфликтные ситуации, то есть сообщить о своей позиции.
  5. Выразить несогласие с принятым ранее решением руководства.
  6. Направить жалобу об отказе работников следовать указаниям своего непосредственного начальника.
  7. Направить отчёт о проделанной работе.
  8. Решить вопрос о неправомерной передаче обязанностей.
  9. Довести до руководства случаи нарушения рабочего порядка.
  10. Сообщить о ситуациях, которые повлекли за собой материальный вред или травмы на производстве.
  11. Сообщить об отличительных результатах работы, которые требуют реакции вышестоящего начальства (премии, поощрения, награды).

Классификация докладных записок

При анализе документации любой из организаций, можно обнаружить несколько наиболее часто составляемых докладных.

По содержанию:

  • информируемая, то есть оповестить руководство о текущем состоянии дел и необходимости принятия решения: выполнение работ (или части), сложные нюансы, варианты разрешения проблемных ситуаций;
  • отчётная – сообщение об окончании всей работы или её части, а также о просьбе изложить дальнейшие распоряжения или разрешения спорных моментов;
  • инициативная – составитель докладной излагает свой взгляд на скорое и успешное проведение работ или решения проблемных ситуаций.

По адресату:

  • внешняя – документ отправляется от имени руководства одной организации в другую;
  • внутренняя – вышестоящему руководству внутри одной организации.

СПРАВКА! В зависимости от предполагаемого адресата меняется и вид докладной записки. Внешняя записка составляется на фирменном бланке организации.

По фактам:

  • о нарушении трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
  • о недобросовестном выполнении своих должностных обязанностей;
  • о некорректном поведении, провокации конфликта, оскорблений;
  • об отличных результатах работы, достойных внимания (поощрения, премия или награда).

Как правильно составить докладную

Инициировать написание записки может любой сотрудник предприятия. Но не стоит забывать о правилах субординации.

На имя генерального директора документ составляет руководитель структурного подразделения. Нижестоящие сотрудники должны сначала обсудить возникающие вопросы со своим непосредственным начальником.

А уже последний, если посчитает необходимым, сообщит об этом в главную дирекцию.

Сотрудникам разрешается напрямую направить документ генеральному директору, но с подписью непосредственного начальника. Исключение – жалоба на начальника подразделения. В этом случае его подпись не требуется.

Структура записки

Структура докладной записки имеет некоторые моменты, которые обязательны к соблюдению:

  1. События, причины, факты, из-за которых пришлось составить докладную. То есть получателю сразу должно быть понятно, что произошло.
  2. Варианты решения проблем и пути выхода из сложившейся ситуации, предлагаемые автором.
  3. Выводы и рекомендации автора.

Оформление

Требования к составлению докладной записки отражены в ГОСТ 6.30-2003. Документы, составленные с ошибками, могут потерять юридическую силу. Соответственно, при возникновении спорных ситуаций, не смогут выступить в качестве доказательственной базы.

Оформление внутренней докладной

Внутренняя докладная пишется как на компьютере, так и собственноручно на листе формата А4. Специальный бланк для неё не предусмотрен. В ней должно быть отражено:

  1. Наименование подразделения, от которого направляется записка. Эти сведения размещают в верхнем левом углу.
  2. Получатель записки (фамилия и инициалы), его должность и наименование подразделения. Указываются в правом верхнем углу.
  3. Название документа должно быть размещено посередине листа (допускается выравнивание по левому краю) и написано заглавными буквами, то есть ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.
  4. Ниже указывается дата подписания докладной в формате день, месяц, год арабскими цифрами.
  5. Далее коротко излагается суть записки.
  6. составляется тремя обособленными блоками.
  7. В конце указывается должность автора, ставится его подпись с расшифровкой.

Оформление внешней докладной

Внешняя докладная записка – это, по сути, исходящий документ, который составляется на фирменном бланке организации. Вышеуказанные сведения в правилах внутренней докладной, распространяются и на внешнюю, но с добавлением нескольких моментов:

  1. Обязательное присутствие сведений об организации-отправителе.
  2. Данные об организации-получателе должны включать в себя наименование организации, индекс и полный адрес.
  3. Обязательно указание города, где был составлен документ.
  4. Подзаголовок, размещаемый ниже названия документа. Например, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, а ниже – «Касательно…» или «О…». То есть читающий сразу поймёт, о чём дальше будет идти речь.
  5. Документу присваивается исходящий номер в канцелярии предприятия.
  6. Обязательное отражение информации о составителе (исполнителе) письма с указанием контактного номера телефона.

Реакция адресата

Адресат внимательно изучают всю информацию, содержащуюся в докладной записке, и принимает решение. Дальнейшие указания он пишет на том же листе докладной. Это решение называется резолюцией, которая обязывает выполнять требования руководства.

Виды докладных записок. Скачать готовые бланки 

На практике существует несколько видов докладных, которые чаще всего встречаются в деятельности организаций. Например, сообщение о нарушении трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка, о неисполнении работников своих прямых обязанностей и о недобросовестном поведении.

Докладная записка о нарушении рабочих правил

Наиболее часто встречающий вид докладной записки. Только через неё фиксируется факт дисциплинарного нарушения.

Этот документ является официальным его подтверждением, и поможет применить соответствующие дисциплинарные взыскания по отношению к виновному.

В ней отражаются данные о проступке и о мерах, которые нужно применить. Например, об опоздании или несоблюдения требований администрации.

Скачать бланк – образец докладной записки о нарушении рабочих правил

Докладная записка о неисполнении своих прямых трудовых обязанностей

Такая докладная сообщит вышестоящему руководству, что работник не выполняет (или плохо выполняет) свои прямые трудовые обязанности, отражённые в трудовом договоре и должностной инструкции. В конце документа отражается просьба о дисциплинарном воздействии. Без докладной любые санкции в отношении работника признаются недействительными.

Скачать бланк – образец докладной записки о неисполнении трудовых обязанностей

Докладная записка о некорректном поведении

Уведомить начальство о недопустимом или некорректном поведении сотрудника на своём рабочем месте тоже можно при помощи докладной. Требования к наказанию виновника составляются таким образом, чтобы в будущем подобные ситуации не повторялись.

Обратите внимание, что такую записку может написать и сотрудник на своего непосредственного начальника вышестоящему руководству, когда тот допускает некорректное поведение в отношении своих подчиненных. 

Скачать бланк – образец докладной о некорректном поведении

Источник: https://www.rublanki.ru/zapiski/dokladnaya-obrazecz-napisaniya-zapiski/

Докладные, служебные записки и справки: в чем разница? – Электронный кабинет

Служебная записка информационная

Основной объем документов, обеспечивающихинформационный обмен между организациями и структурными подразделениями,составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки,отчеты, акты, письма, телефонограммы.

Информация, содержащаяся в этихдокументах, может побуждать к действию или может быть лишь принятак сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладныхзаписок, служебных записок и справок.

Докладные и служебные записки — это, какправило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характерпо отношению к организационно-распорядительным документам.В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанномГлавархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этихдокументов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:

·        Докладная записка —документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопросс выводами и предложениями составителя.

·        Служебная записка —записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностнымлицом другому.

Докладная записка

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД)составляется с целью информировать руководство о сложившейсяситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятиюопределенного решения.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер.Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнениякаких-либо работ.

Отчетные докладные записки сообщают о выполнениизаданий, планов, указаний, работ.

Таким образом, докладные записки обеспечиваютсвязь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх,то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящемудолжностному лицу.

В зависимости от адресата докладныезаписки могут быть:

·        внутренними,т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и

·        внешними —адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренняя докладная записка

Внутренние докладные записки составляются на стандартномлисте бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенныхв соответствии с ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированные системыдокументации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:

·        наименованиеструктурного подразделения;

·        виддокумента (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

·        дата;

·        регистрационныйномер;

·        заголовокк тексту;

·        текст;

·        адресат;

·        подписьсоставителя (с указанием должности).

Текст любого информационно-справочного документаоформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной запискипользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако этотребование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутреннейдокладной записки двумя способами:

 

Во внутренней докладной запискев верхнем левом углу располагается наименование структурногоподразделения — автора документа.

Наименование вида документа пишется прописными буквами(ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру илиот границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способрасположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутсяна одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006,или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешнейдокладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки.Датой внутренней докладной записки будет дата составленияи подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладнойзаписке проставляется либо по месту составления, либо по меступолучения, в зависимости от постановки системы регистрации, котораядействует в организации.

При рассмотрении докладной запискизаинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования,а после принятия решения — резолюция руководителя.

Вынесениерезолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрываетсодержание документа. Заголовок докладной записки формулируетсяпо общим правилам составления заголовков к документам: с помощьюпредлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже.Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».

В тексте докладной записки четковыделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводомдля составления документа, а во второй — излагаются конкретныевыводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки можетсостоять и из трех частей.

В этом случае в первой части(констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившиеповодом для ее написания, во второй части — анализ сложившейсяситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводыи предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять,по мнению составителя докладной записки.

Докладная запискаможет быть представлена в текстовом и табличном варианте илиих сочетании.

Если имеется приложение, то отметка о немделается до оформления подписи:

Пример 2

Приложение: акт проверки от 03.03.2006 № 33 на 1 л. в 3 экз.

Пример оформления внутренней докладной записки:

Внешняя докладная записка

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланкеи подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенноенаименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации.Наименование организации-автора размещается ниже.

Служебная записка

В Общероссийском классификаторе управленческихдокументов (ОКУД) отсутствует такой вид документа как «Служебная записка».Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике.

В связи с чем предлагаем оформлять «Служебную записку» в соответствиис требованиями ГОСТ 6.30–2003 «УСД. УСОРД.

Требования к оформлениюдокументов» в целях единства оформления управленческой документации.

Служебные записки, в отличие от докладных записок,обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне,то естьсоставляются работником или руководителем подразделения на имяруководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебныезаписки направляются обычно от одного руководителя к другому илиот одного сотрудника к другому только в случаеих равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладнаязаписка.

Как правило, служебные записки составляютсяпо вопросам материально-технического, информационного, организационногои хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своегорода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержатопределенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же,как и докладные.

Пример оформления служебной записки:

Справка

Информационные докладные записки часто заменяют таким документом,как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка — этодокумент, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов илисобытий, в том числе биографического или служебного характера; в отличиеот докладных записок она не требует принятия каких-либо действийот руководителя.

В зависимости от целей составления справкимогут быть:

·        аналитические,

·        отчетные или

·        информационные.

Аналитические справки содержат информацию по вопросуили проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеютзначительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справкисостоит из трех частей. В первой части излагается основаниесоставления, во второй — анализ ситуации или вопроса,в третьей — выводы и предложения.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведенияо результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включаетуказание на период времени, к которому относятся изложенныев справке сведения, например: Справка об объеме документооборотапредприятия в 2006 г.

Справки информационного характера составляются с цельюинформировать руководство о положении дел и могут иметь, например,следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договорус ОАО «Луна». Они составляются по запросу и представляютсяв установленные сроки.

Справки, в зависимости от адресата, могутбыть:

·        внешними и

·        внутренними.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации,подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты,что и докладные записки.

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумагианалогично внутренней докладной записке и подписываются руководителемструктурного подразделения и/или специалистом-составителем.

Текст и информационной, и отчетной справки может быть оформлен в видетаблицы, включать разделы и подразделы (см. образец составления внутреннейсправки в Примере 6).

При подготовке проекта справки необходимотщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:

·        полнотыи достоверности фактов и сведений;

·        правильностиоформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.);

·        точностидатирования;

·        соблюденияуровня подписания.

Все это необходимо для того, чтобы справкане вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительнойпереписки.

Справки биографического или служебного характераслужат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например,о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, местепроживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки,являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретныебланки.

Текст справки биографического характераначинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчествалица, о котором сообщаются сведения. В тексте любой справкине должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа«настоящая справка», «действительно работает» и т.д. В конце справкидается название учреждения, куда она представляется.

Подписывают справку лица,ее составившие и несущие ответственность за представленныеданные. В зависимости от назначения справки это могут бытьруководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организациии начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатьюорганизации.

Пример оформления справки служебного характера:

Источник: https://www.sites.google.com/site/sazdelo/home/dokumentacionnoe-obespecenie-upravlenia/1-2/1-1

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.